Elektronické faktúry - ako na to?
V súčasnosti stále viac firiem využíva možnosť vystavenia a odoslania účtovných dokumentov (najmä faktúr) v elektronickej podobe. Pri elektronických faktúrach platí, že medzi dodávateľom a odberateľom musí byť podpísaná dohoda alebo súhlas so zasielaním faktúr elektronicky. Táto povinnosť vychádza z legislatívy, konkrétne o nej hovorí § 71 ods. 1 písm. b) zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.
Vystavovanie faktúr je hlavne v stredných a veľkých spoločnostiach realizované pomocou ekonomických a účtovných programov. Tie majú vo väčšine prípadov moduly, ktoré sú pripravené pracovať aj s certifikátmi pre elektronický podpis, či pečať. Vychádzajúc zo skúseností sa najbežnejšie posiela faktúra v PDF formáte.
Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry zabezpečíte pomocou zdokonaleného elektronického podpisu/pečate. Certifikát pre zdokonalený elektronický podpis/pečať sa štandardne inštaluje priamo v počítači používateľa príp. na serveri. Dôležitou vlastnosťou tohto certifikátu je možnosť vytvoriť si zálohu a tú následne použiť napríklad v prípade straty, poškodenia alebo inštalácie nového operačného systému v počítači. Certifikát je možné používať aj v mobile alebo tablete.
Rozdiel medzi certifikátom pre podpis a pečať sú údaje, ktoré sú uvedené v subjekte certifikátu. Kým certifikát pre elektronický podpis obsahuje údaje o fyzickej osobe, tak certifikát pre pečať obsahuje údaje týkajúce sa právnickej osoby. Certifikát pre elektronickú pečať môžu používať viacerí zamestnanci z príslušnej organizácie. Analogicky ako je to v prípade firemnej pečiatky pre použitie na listinných dokumentoch.
O vydanie kvalifikovaného certifikátu pre podpisovanie e-faktúr odporúčame požiadať kvalifikovaného poskytovateľa dôveryhodných služieb v zmysle Nariadenia eIDAS. Výhodou je jednoduché overenie certifikátu a podpisu ihneď po otvorení faktúry v štandardnom nastavení programu Adobe Acrobat Reader. Tento typ certifikátu sa medzi odbornou verejnosťou nazýva aj kvalifikovaný certifikát pre zdokonalený elektronický podpis/pečať noQSCD.
Čo budete potrebovať?
aplikáciu na podpisovanie faktúr
Ako podpíšete faktúru elektronicky?
prostredníctvom vášho informačného systému, v ktorom vystavujete faktúry (pokiaľ túto možnosť ponúka)
prostredníctvom desktopovej aplikácie určenej na podpisovanie dokumentov
prostredníctvom služieb tretích strán, napr. qesportal.sk
Presvedčte sa o výhodách elektronických faktúr.
šetrenie nákladov na papier, tlač a poštovné
jednoduchšia výmena dokumentov
efektívny vnútorný kontrolný systém účtovných dokladov
prehľadnosť v jednotlivých procesoch
zabezpečenie neporušenosti obsahu a vierohodnosti pôvodu faktúry
KONTAKTUJTE NÁS
V prípade, že Vás téma elektronického podpisovania faktúr zaujala a radi by ste konzultovali Vaše možnosti, neváhajte nás kontaktovať.